Ministerstwo Infrastruktury planuje, aby wybór przewoźnika przestał być wyłącznie decyzją handlową, a stał sięobowiązkiem prawnym. Projekt nowelizacji ustawy o transporcie drogowym (nr UD18 w wykazie prac Rady Ministrów), w wersji z 27 lutego 2026 r., nakłada na spedytorów, pośredników, nadawców i ich podwykonawców obowiązek sprawdzenia licencji kontrahenta, udokumentowania zlecenia i przechowywania dokumentów przez 5 lat. Do tego dochodzą nowe zasady wyznaczania zarządzającego transportem i 35-dniowy termin zapłaty za przewóz.
To na razie jest projekt, a nie obowiązujące prawo
Na dzień publikacji UD18 pozostaje w rządowym procesie legislacyjnym. Nie został uchwalony przez Sejm, nie ma daty wejścia w życie, a kolejne wersje – z kwietnia 2025 r. i z lutego 2026 r. – różniły się między sobą. Wykaz prac Rady Ministrów zakładał przyjęcie projektu przez rząd w III kwartale 2026 r. – termin minął, a po wiosennej rundzie konsultacji resort nadal analizuje uwagi organizacji branżowych. Poniższy tekst omawia więc rozwiązania projektowane, a nie obowiązujące. Ostateczny katalog obowiązków, wyłączeń i kar będzie wynikał dopiero z uchwalonej ustawy.
Licencja przewoźnika do sprawdzenia przed zleceniem
Dziś ustawa o transporcie drogowym nie wymaga aby spedytor sprawdzał uprawnienia przewoźnika. Robi to rynek: giełdy transportowe, ubezpieczyciele OCS, własne procedury compliance. UD18 zmienia regułę gry. Projektowany art. 17c ustawy obejmuje szerszy krąg niż sam spedytor: także licencjonowanych pośredników przy przewozie rzeczy, nadawców, odbiorców, organizatorów transportu i podwykonawców, o ile działają w ramach działalności gospodarczej. Każdy z nich przed zleceniem ma sprawdzić, czy przewoźnik posiada zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencję wspólnotową właściwą dla rodzaju przewozu – krajowego, międzynarodowego lub kabotażowego – a także dokumenty związane z przewożonym ładunkiem.
Projekt idzie dalej. Zakazuje zlecania przewozu firmie z siedzibą poza UE i EOG, która nie ma wymaganego zezwolenia międzynarodowego. Wprowadza ustawową definicję pośrednictwa przy przewozie rzeczy, doprecyzowuje sposób dokumentowania zdolności finansowej pośrednika (równowartość 50 000 euro, której ustawa wymaga już dziś) i każe utrzymywać ją przez cały rok obrotowy, a licencje pośredników mają trafić do Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD).
W praktyce sprawdzenie numeru licencji w KREPTD przestaje być dobrą praktyką, a staje się czynnością, którą trzeba będzie wykazać podczas kontroli. Sama opinia na giełdzie czy wieloletnia współpraca tego obowiązku nie zastąpią.
Dokument zlecenia i pięć lat w archiwum
Weryfikacja to pierwszy krok. Drugi to dokument potwierdzający zlecenie przewozu, który zlecający wystawia i przekazuje przewoźnikowi, a kierowca ma go mieć przy sobie w trakcie przewozu. Trzeci – przechowywanie dokumentów uprawniających przewoźnika, dokumentów ładunku i dokumentu zlecenia przez 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz, oraz okazywanie ich (kopii lub oryginałów) na żądanie organów kontroli.
Największa zmiana nie dotyczy jednak dokumentów, lecz ciężaru dowodu. Przedsiębiorca będzie musiał wykazać cztery rzeczy: kogo zweryfikował, kiedy to zrobił, na podstawie jakich dokumentów oraz że dokumentacja została zachowana przez wymagany okres.
Koniec fikcyjnego zarządzającego transportem
Projekt uderza w zjawisko „papierowego” zarządzającego transportem. Projekt nie posługuje się wprost słowem „użyczanie” – zmienia zasady wyznaczania zarządzającego transportem (art. 7ca ustawy), tak by zarządzanie było rzeczywiste, a nie formalne. Służy temu limit liczby przedsiębiorstw, w których jedna osoba może pełnić tę funkcję (w wersji z kwietnia 2025 r. – nie więcej niż trzech), oświadczenie zarządzającego o wszystkich firmach, w których działa, oraz obowiązek przedłożenia organowi dokumentu wyznaczenia zarządzającego w terminie przejściowym (w tej wersji – do 30 czerwca 2027 r.).
Dla firm, które utrzymują licencję dzięki „wynajętemu” certyfikatowi, oznacza to konieczność realnego zatrudnienia lub zaangażowania zarządzającego. Dla samych posiadaczy certyfikatu – ryzyko odpowiedzialności za nadzór, którego faktycznie nie sprawują.
Zapłata najpóźniej w 35 dni
UD18 wprowadza odstępstwo od ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: w wersji z lutego 2026 r. maksymalny termin zapłaty za przewóz drogowy rzeczy ma wynieść 35 dni. To odpowiedź na zatory płatnicze. Realny czas oczekiwania na zapłatę w TSL to dziś 30–60 dni, a część przewoźników spotyka się z narzuconymi terminami przekraczającymi 120 dni – przy marżach netto rzadko wyższych niż 5 proc.
Dla spedycji skrócony termin może oznaczać przebudowę modelu finansowania. Firmy, które finansują długi termin od załadowcy krótszym terminem wobec przewoźnika, stracą tę przestrzeń. Rozmowy o terminach z klientami warto zacząć wcześniej niż po uchwaleniu ustawy.
Kary do 100 000 zł
Pośrednik, spedytor, nadawca, odbiorca, organizator transportu i podwykonawca mają odpowiadać karą pieniężną do 100 000 zł za każde naruszenie z załącznika nr 3 do ustawy, przy czym suma kar z jednej kontroli nie przekroczy 100 000 zł. Taryfikator ma objąć zlecenie przewozu podmiotowi bez uprawnień oraz niewykonanie nowych obowiązków weryfikacji i dokumentowania; za pośrednictwo przy przewozie rzeczy bez licencji przewidziano sankcję na najwyższym poziomie. Odpowiadać ma również przewoźnik, który przedstawi zlecającemu podrobioną, przerobioną lub nieważną licencję.
Katalog naruszeń i wysokość poszczególnych kar mogą się jeszcze zmienić. Organizacje branżowe postulują, by ustawa jasno określiła standard należytej staranności i wyłączyła odpowiedzialność za okoliczności, których zlecający obiektywnie nie mógł zweryfikować. To słuszny kierunek – przepis, który karze za cudze fałszerstwo, nie przetrwałby testu proporcjonalności.
Siedem kroków na dziś
Zinwentaryzuj przewoźników: numer licencji, data ważności, zakres (kraj / UE / kabotaż), siedziba w UE lub EOG.
Wprowadź procedurę weryfikacji przed każdym zleceniem i zapisuj, kto, kiedy i co sprawdził.
Ujednolić wzór zlecenia przewozu – dane stron, numer licencji przewoźnika, opis ładunku, warunki płatności.
Ustal politykę retencji dokumentów na 5 lat od końca roku zlecenia, obejmującą także e-maile i komunikatory giełd transportowych.
Sprawdź, czy zarządzający transportem faktycznie wykonuje zadania i w ilu firmach figuruje.
Przelicz przepływy pieniężne przy 35-dniowym terminie płatności – w górę i w dół łańcucha.
Zgłoś dostawcy TMS wymaganie automatycznej kontroli ważności licencji przy przydzielaniu zlecenia.
Pytania, które padają najczęściej
Czy UD18 już obowiązuje? Nie. To projekt ustawy w rządowym procesie legislacyjnym. Nie trafił jeszcze do Sejmu i nie ma daty wejścia w życie.
Kogo obejmą nowe obowiązki? Licencjonowanych pośredników przy przewozie rzeczy, spedytorów, nadawców, odbiorców, organizatorów transportu i podwykonawców – każdego, kto w ramach działalności gospodarczej zleca przewóz drogowy rzeczy przewoźnikowi. Dotyczy to przewozów krajowych, międzynarodowych i kabotażowych.
Czy sprawdzenie przewoźnika na giełdzie transportowej wystarczy? Nie. Projekt wymaga weryfikacji licencji i zezwoleń, a nie opinii. Giełda może być jednym ze źródeł, ale dowodem będzie zapis weryfikacji w dokumentacji zlecającego.
Jak długo trzeba będzie przechowywać dokumenty zlecenia? Według projektu – 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz, z obowiązkiem okazania ich na żądanie organów kontroli.
Od kiedy 35-dniowy termin płatności? Nie wiadomo. Termin stanie się wiążący dopiero po uchwaleniu i wejściu w życie ustawy; do tego czasu obowiązują zasady ogólne.
Podsumowanie
UD18 przenosi część odpowiedzialności za rynek przewozów z przewoźnika na cały łańcuch zlecania. Niezależnie od tego, w jakim kształcie ustawa zostanie uchwalona, kierunek jest czytelny: należyta staranność przy wyborze przewoźnika przestaje być kwestią reputacji, a staje się obowiązkiem, który trzeba udowodnić dokumentem.
