Przewóz na potrzeby własne a tachograf w busie 2,5–3,5 ton

Wejście w życie 1 lipca 2026 r. obowiązku stosowania inteligentnych tachografów drugiej generacji w pojazdach o DMC powyżej 2,5 tony wykonujących międzynarodowy przewóz rzeczy uruchomiło falę pytań o zakres wyłączenia przewidzianego dla przewozów na potrzeby własne. Znaczna część przedsiębiorców spoza branży transportowej przyjmuje przy tym założenie, że własność przewożonego ładunku samodzielnie przesądza o niezarobkowym charakterze przewozu.

Założenie to jest nieprawidłowe. Wyłączenie przewidziane w art. 3 lit. ha) rozporządzenia (WE) nr 561/2006 obejmuje wąsko określony stan faktyczny, a jego zastosowanie zależy od trzech przesłanek, które muszą wystąpić łącznie. Poniżej omawiam zakres każdej z nich oraz konsekwencje ich niespełnienia w toku kontroli.

Podstawa prawna wyłączenia

Zgodnie z art. 3 lit. ha) rozporządzenia (WE) nr 561/2006 przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się do przewozu drogowego wykonywanego:

pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej — wraz z przyczepą lub naczepą — przekraczającej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanymi do przewozu rzeczy, w przypadku gdy przewóz nie ma charakteru zarobkowego i jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd.

Wyłączenia zawarte w art. 3 rozporządzenia podlegają wykładni ścisłej. Wyklucza to interpretację rozszerzającą, opartą na celowościowym odczytaniu przepisu lub na analogii do zbliżonych stanów faktycznych. Ciężar wykazania przesłanek wyłączenia spoczywa na podmiocie, który się na nie powołuje.

Przesłanka pierwsza: niezarobkowy charakter przewozu

Przewóz ma charakter zarobkowy, jeżeli stanowi usługę świadczoną na rzecz podmiotu trzeciego za wynagrodzeniem. Kwalifikacja ta jest niezależna od nazewnictwa przyjętego przez strony w dokumentach handlowych.

W praktyce kontrolnej najczęstszym źródłem zakwestionowania wyłączenia pozostaje sposób fakturowania. Wyodrębnienie na fakturze pozycji obejmującej koszt transportu stanowi bezpośredni dowód pobrania wynagrodzenia za przewóz i wyłącza możliwość powołania się na art. 3 lit. ha). Odmiennie należy ocenić sytuację, w której cena towaru obejmuje dostawę bez jej odrębnego wykazania — świadczenie przewozowe pozostaje wówczas elementem świadczenia głównego, a nie samodzielną usługą.

Praktyka fakturowania powinna zatem odpowiadać przyjętej kwalifikacji przewozu. Rozbieżność między nimi jest wykrywana już na etapie kontroli dokumentacji w siedzibie przedsiębiorcy.

Przesłanka druga: wykonywanie przewozu na potrzeby własne

Pojęcie niezarobkowego przewozu drogowego definiuje art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Przepis ten wymaga, aby przewóz był wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej, oraz określa warunki dotyczące kręgu osób uprawnionych do prowadzenia pojazdu i tytułu prawnego do przewożonych rzeczy.

Kryterium pomocniczości wyklucza zastosowanie wyłączenia w sytuacji, w której przewóz stanowi samodzielny przedmiot działalności przedsiębiorcy, choćby ładunek pozostawał jego własnością. Przedmiot przeważającej działalności ujawniony w CEIDG albo KRS ma w tym zakresie znaczenie dowodowe, lecz nie przesądza samodzielnie oceny — organ bada rzeczywisty model funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Odrębnego omówienia wymaga status osoby prowadzącej pojazd. Ustawa posługuje się pojęciem pracownika, którego nie definiuje samodzielnie. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym pojęcie to należy odczytywać z uwzględnieniem definicji zawartej w art. 2 Kodeksu pracy. Powierzenie prowadzenia pojazdu osobie zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej albo osobie współpracującej rodzi zatem istotne ryzyko zakwestionowania niezarobkowego charakteru przewozu i wymaga uprzedniej weryfikacji.

Przesłanka trzecia: prowadzenie pojazdu jako zajęcie niebędące głównym

Przesłanka ta jest w praktyce najtrudniejsza do wykazania. Ani rozporządzenie, ani przepisy krajowe nie wprowadzają progu ilościowego — nie określono limitu godzin, przebiegu ani udziału czynności kierowania w czasie pracy. Ocena ma charakter wyłącznie faktyczny i jest dokonywana na podstawie rzeczywistej struktury obowiązków pracowniczych.

Praktyka organów kontrolnych państw członkowskich pozostaje w tym zakresie zróżnicowana. Według doniesień branżowych część służb, w tym niemiecki organ kontroli transportu, stosuje wykładnię restrykcyjną, badając faktyczny rozkład czynności kierowcy w skali tygodnia pracy. Przedsiębiorcy wykonujący regularne trasy do jednego państwa powinni zweryfikować lokalną praktykę przed przyjęciem założenia o zastosowaniu wyłączenia.

Z perspektywy pracodawcy istotne jest, aby zakres obowiązków określony w umowie o pracę odpowiadał stanowi rzeczywistemu. Dokumentacja pracownicza sprzeczna z ustalonym stanem faktycznym nie stanowi środka obrony, lecz materiał dowodowy obciążający przedsiębiorcę.

Zespół pojazdów. Skutki przekroczenia progu 3,5 tony

Przepis odnosi się do dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu wraz z przyczepą lub naczepą. Połączenie busa o DMC 3,5 tony z przyczepą w praktyce zawsze skutkuje przekroczeniem górnej granicy przedziału objętego wyłączeniem.

Konsekwencje są dwojakie. Po pierwsze, stan faktyczny wykracza poza zakres zastosowania art. 3 lit. ha), co oznacza objęcie przewozu przepisami rozporządzenia 561/2006 wraz z obowiązkiem wyposażenia pojazdu w tachograf. Po drugie, aktualizuje się obowiązek uzyskania zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne, który dla pojazdów o DMC do 3,5 tony nie występuje. Dokumentem właściwym do ustalenia dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów jest pole F.3 dowodu rejestracyjnego.

Relacja do obowiązku posiadania licencji wspólnotowej

Od 21 maja 2022 r. wykonywanie międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony wymaga licencji wspólnotowej. Przewóz na potrzeby własne pozostaje poza zakresem tego obowiązku.

Zależność ta ma istotne znaczenie praktyczne. Zakwestionowanie niezarobkowego charakteru przewozu w toku kontroli skutkuje jednoczesnym powstaniem odpowiedzialności z dwóch niezależnych tytułów: naruszenia obowiązków wynikających z rozporządzenia 561/2006 oraz wykonywania przewozu bez wymaganej licencji. Naruszenie polegające na braku licencji wspólnotowej należy do kategorii naruszeń kwalifikowanych najsurowiej, ze skutkami wykraczającymi poza samą karę pieniężną — obejmującymi ocenę dobrej reputacji przedsiębiorcy.

Dokumentacja wymagana w czasie kontroli drogowej

Wobec spoczywającego na kontrolowanym ciężaru dowodu, wykazanie przesłanek wyłączenia powinno być możliwe bezpośrednio w toku kontroli drogowej. Rekomendowany zakres dokumentacji przewożonej w pojeździe obejmuje:

1. faktura zakupu lub inny dokument nabycia towaru wystawiony na przedsiębiorcę — dla wykazania tytułu prawnego do przewożonych rzeczy;
2. dokument wydania towaru albo specyfikacja ładunku — dla wykazania relacji przewozu do działalności podstawowej;
3. wydruk z CEIDG albo informacja odpowiadająca odpisowi z KRS z ujawnionym przedmiotem przeważającej działalności;
4. umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków kierowcy — dla wykazania trzeciej przesłanki wyłączenia;
5. oświadczenie przedsiębiorcy o niezarobkowym charakterze przewozu ze wskazaniem podstawy prawnej;
6. wypis z zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne — w przypadku wykonywania przewozu zespołem pojazdów o DMC przekraczającej 3,5 tony.

W przewozach międzynarodowych zasadne jest sporządzenie oświadczenia oraz zakresu obowiązków w wersji dwujęzycznej, obejmującej język państwa wykonywania przewozu. Ogranicza to ryzyko sporu co do treści dokumentu w toku kontroli prowadzonej przez organ zagraniczny.

Wnioski

Wyłączenie z art. 3 lit. ha) rozporządzenia (WE) nr 561/2006 nie znajduje zastosowania do ogółu przewozów wykonywanych ładunkiem własnym. Warunkiem jego zastosowania jest łączne spełnienie trzech przesłanek, ocenianych według stanu faktycznego, a nie treści dokumentacji, przy zachowaniu ścisłej wykładni wyjątku.

Przedsiębiorcom opierającym zgodność z przepisami wyłącznie na założeniu o własności ładunku rekomenduję przeprowadzenie weryfikacji obejmującej: dopuszczalną masę całkowitą wykorzystywanych pojazdów i zespołów pojazdów, sposób fakturowania dostaw, podstawę zatrudnienia kierowców oraz zgodność zakresu ich obowiązków ze stanem faktycznym. Koszt takiej weryfikacji pozostaje nieproporcjonalnie niski w stosunku do skutków zakwestionowania wyłączenia w postępowaniu administracyjnym.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przewóz krajowy busem o DMC 2,5–3,5 t wymaga tachografu?

Nie. Obowiązek obowiązujący od 1 lipca 2026 r. dotyczy międzynarodowego przewozu rzeczy oraz przewozów kabotażowych. Przewóz wykonywany wyłącznie na terytorium kraju pojazdem o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony pozostaje poza zakresem zastosowania rozporządzenia 561/2006.

Czy koszt transportu można wykazać na fakturze przy przewozie na potrzeby własne?

Nie. Odrębne wykazanie wynagrodzenia za przewóz stanowi dowód jego zarobkowego charakteru i wyłącza zastosowanie art. 3 lit. ha).

Jaki wymiar czasu pracy przesądza, że prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem kierowcy?

Przepisy nie określają progu ilościowego. Ocena jest dokonywana na podstawie rzeczywistej struktury obowiązków pracownika, nie zaś na podstawie zapisów umownych.

Czy przewóz na potrzeby własne busem do 3,5 t wymaga zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne?

Nie. Obowiązek dotyczy pojazdów o DMC przekraczającej 3,5 tony, przy czym aktualizuje się on w przypadku zespołu pojazdów przekraczającego ten próg.

Czy wyłączenie jest stosowane jednolicie we wszystkich państwach członkowskich?

Podstawa prawna pozostaje wspólna, natomiast praktyka kontrolna bywa zróżnicowana, w szczególności w zakresie oceny przesłanki głównego zajęcia kierowcy.

radca prawny Karina Lempart

Kancelaria Radcy Prawnego Karina Lempart · lempart.pl

Facebook