Jednym ze sposobów optymalizacji kosztów operacyjnych w branży transportu drogowego jest zwrot VAT od wydatków ponoszonych za granicą. Zwrot tego podatku może stanowić znaczący zastrzyk gotówki dla firm transportowych. W przypadku dużych flot i częstych kursów międzynarodowych mówimy o dziesiątkach, a nawet setkach tysięcy złotych rocznie.

Procedura odzyskiwania podatku może wydawać się skomplikowana, jednak odpowiednia wiedza i wsparcie specjalistów pozwala przewoźnikom poprawić swoją rentowność. Paweł Andrzejewski, dyrektor sprzedaży Polska w Edenred Finance zwraca uwagę, że przewoźnicy chcą skupić się na swojej podstawowej logistyce biznesowej, a nie na wymogach biurokratyczn ych lub nadążaniu za zmianami regulacyjnymi. Ponadto odzyskiwanie VAT to długi proces dla firmy transportowej.

Zwrot VAT w transporcie drogowym dotyczy sytuacji, gdy przewoźnik zarejestrowany w jednym kraju Unii Europejskiej (np. w Polsce) ponosi koszty związane z prowadzeniem działalności na terenie innego państwa członkowskiego. O zwrot tego podatku mogą starać się przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, z którego odzyskiwany jest podatek. Konieczne jest również udokumentowanie poniesionych wydatków – najczęściej poprzez faktury zawierające pełne dane firmy i numer NIP.

Procedura

Na czym polega procedura odzyskiwania środków, jak długo trwa (od czego to zależy?), jakie są możliwości jej przyspieszenia i jak często można składać wniosek o odzyskanie VAT?

Wniosek o zwrot VAT składa się za pośrednictwem elektronicznej platformy Ministerstwa Finansów (w Polsce: system e-Deklaracje). Dokumentacja jest następnie przesyłana przez administrację podatkową do odpowiednich organów państw członkowskich. Niektóre państwa wymagają tłumaczenia faktur lub przedstawienia dodatkowych informacji.

Przedstawiciele Edenred Finance wskazują, że można odzyskać całość lub część VAT w jednym z 31 krajów europejskich, jeśli firma spełnia następujące kryteria:
– Płacisz VAT w kraju, w którym firma ma siedzibę;
– Zakupiłeś produkty lub usługi w jednym z 31 określonych krajów europejskich;
– Zakupione produkty lub usługi są przeznaczone na potrzeby działalności Twojej firmy;
– Nie prowadzisz żadnej działalności gospodarczej w krajach, w których ubiegasz się o zwrot VAT;
– Nie masz oficjalnych przedstawicielstw w krajach, w których ubiegasz się o zwrot VAT;
– Masz faktury i paragony wystawione na Twoją firmę.

Paweł Andrzejewski (Edenred Finance) podkreśla, że aby skutecznie odzyskać VAT od wydatków w krajach europejskich, ważne jest, aby faktury zawierały wszystkie dane firmy, czyli pełną nazwę firmy, kod VAT i adres rejestracyjny. Rachunki muszą zawierać kod VAT sprzedawcy, nazwę, adres i kwotę VAT. Odzyskiwanie VAT zależy od ram prawnych i podatkowych kraju, z którego żąda się odzyskania. Zwroty zwykle trwają od jednego do ośmiu miesięcy.

Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100:
– Czas wydłuża się, jeśli urząd zada dodatkowe pytania. Klienci mogą wybierać między standardowym trybem zwrotu (bez minimalnych progów) a szybszymi ścieżkami: kwartalną, miesięczną lub nawet ekspresową. Im szybszy tryb, tym wyższa prowizja, ale wiele firm decyduje się na to rozwiązanie ze względu na korzyści dla płynności finansowej. Wnioski można składać kwartalnie lub rocznie, w zależności od zebranej kwoty i trybu.

Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100 Fot. E100

– Zwrot VAT w transporcie międzynarodowym to nie przywilej, lecz realna szansa na odzyskanie znacznych środków z codziennej działalności operacyjnej – przekonuje Jerzy Jezuit, sales manager DKV Mobility. – W dobie rosnących kosztów paliwa, opłat drogowych i serwisu, każda złotówka ma znaczenie. Dzięki usługom oferowanym przez DKV Mobility, firmy transportowe mogą w prosty i bezpieczny sposób odzyskać podatek VAT zapłacony za granicą – zyskując nie tylko finansowo, ale i organizacyjnie. To rozwiązanie, które coraz częściej staje się standardem w dobrze zarządzanych flotach.

Jerzy Jezuit, sales manager DKV Mobility Fot. DKV Mobility

Za co zwrot?

Za co może otrzymać zwrot VAT firma transportowa?
Jak wskazują przedstawiciele firmy Edenred Finance, podatek VAT można odzyskać m.in. za następujące koszty: paliwo, uiszczoną opłatę drogową, serwis pojazdu (nie obowiązuje we wszystkich krajach), nabycie części zamiennych, także koszty reprezentacji, usługi hotelowe (nie obowiązuje we wszystkich krajach), usługi gastronomiczne, komunikacyjne, koszty telekomunikacyjne i inne usługi.
Jerzy Jezuit (DKV Mobility), oprócz wspomnianych powyżej, wymienia usługi parkingowe ponoszone za granicą.
Justyna Krysiak (E100) uzupełnia, że zwrot VAT przysługuje także za zakup, AdBlue.
– Oczywiście pod warunkiem, że wszystkie wydatki są odpowiednio udokumentowane fakturami – zaznacza Justyna Krysiak. – Przewoźnicy często nie zdają sobie sprawy, jak szeroki zakres kosztów podlega zwrotowi – warto to każdorazowo skonsultować z opiekunem.
VAT Polska oprócz wspomnianych powyżej, wśród wydatków podlegających zwrotowi VAT, wymienia leasing lub wynajem pojazdów, usługi profesjonalne (karty paliwowe, abonamenty GPS itp.). Przedstawiciele VAT Polska podkreślają, że ważne jest, aby wiedzieć, iż każdy kraj ma własne zasady i stawki zwrotu podatku VAT, w tym co się kwalifikuje, jakie dokumenty są wymagane i jakie są minimalne kwoty zwrotu.

Nie zawsze idzie jak po maśle

Z jakimi problemami borykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT?
Brak numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze, nieczytelne dokumenty, błędne dane nabywcy czy nieodpowiednia klasyfikacja wydatków – to tylko niektóre z przeszkód, które mogą uniemożliwić odzyskanie VAT. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług wyspecjalizowanych biur rachunkowych i doradców podatkowych, którzy pomagają w przygotowaniu dokumentacji i śledzeniu procedury.

Paweł Andrzejewski (Edenred Finance) podkreśla, że wiele osób prowadzących działalność gospodarczą lub zajmujących się finansami i księgowością traci pieniądze z powodu barier językowych lub braku znajomości prawa. Mówiąc prościej, z różnych powodów przewoźnicy mogą nie być w stanie odzyskać środków, co może prowadzić do nieoczekiwanych strat środków, które negatywnie wpłyną na wyniki finansowe firmy.
– Wymagania księgowe są również rygorystyczne, więc firmy z mniejszym doświadczeniem mogą popełniać błędy – mówi przedstawiciel Edenred Finance. – Współpraca z nami pomaga uniknąć takich błędów, pozwala oszczędzić czas poświęcany na analizę informacji, przyspiesza proces zwrotu i maksymalizuje kwoty do zwrotu.

Jerzy Jezuit (DKV Mobility): – Najczęstszym problemem są błędy formalne, np. brak wymaganych danych na fakturach lub nieprawidłowe stawki VAT. Zdarzają się też opóźnienia ze strony zagranicznych urzędów. Właśnie dlatego tak istotne jest wsparcie doświadczonego partnera – DKV Mobility przejmuje całą korespondencję z urzędami, kontroluje dokumentację i dba o poprawność zgłoszeń.
Justyna Krysiak (E100): – Największe trudności to błędna lub niepełna dokumentacja oraz brak wiedzy o różnicach między krajami. Częstym problemem jest też brak dostępu do informacji o statusie wniosku. Dzięki współpracy z E100 przewoźnik unika tych pułapek. Poprowadzimy komunikację z urzędami w lokalnych językach, pilnujemy formalności i terminów. Często słyszymy pytania o różnice między VAT a akcyzą. To dwa zupełnie inne podatki. VAT to procent podatku w danym kraju od wartości brutto. Obejmuje szeroki zakres usług, i można go odzyskać w wielu krajach. Akcyza to kwota za jednostkę (np. za 1000 litrów paliwa) i dotyczy wyłącznie paliw - można ją odzyskać tylko w wybranych państwach i pod specjalnymi warunkami.

Według przedstawicieli VAT Polska wśród typowych problemów, z jakimi mogą się spotkać firmy transportowe, jest złożoność administracyjna: przepisy i procedury różnią się w zależności od kraju, co sprawia, że odzyskiwanie VAT jest skomplikowane. Przewoźnicy muszą dostosować się do różnych wymogów, formularzy i terminów. Ponadto - wymagana dokumentacja: przewoźnicy muszą zachować dowód zakupu (faktury, paragony) dla każdego wydatku. Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do odrzucenia wniosków o zwrot podatku. Kolejny to czas przetwarzania: organy podatkowe mogą potrzebować czasu na rozpatrzenie wniosków o zwrot. Przewoźnicy muszą uzbroić się w cierpliwość i mieć świadomość zróżnicowanego czasu rozpatrywania wniosków.
W VAT Polska zwracają też uwagę na ograniczenia specyficzne dla danego kraju: niektóre kraje wyłączają pewne wydatki (np. rachunki za restauracje, hotele itp.) z możliwości odzyskania podatku VAT. Wreszcie bariery językowe mogą komplikować interakcje z zagranicznymi organami podatkowymi. Przewoźnicy powinni upewnić się, że ich wnioski są dokładnie sformułowane.

Ile można zaoszczędzić?

Przedstawiciele Edenred Finance wskazują, że można odzyskać całość lub część standardowej stawki VAT, w zależności od przepisów właściwego organu podatkowego kraju. Standardowe stawki VAT w Europie znacznie się różnią, od 8,1% w Szwajcarii do nawet 27% na Węgrzech – najwyższej stawki w Europie.

Według Jerzego Jezuita (DKV Mobility), w zależności od kraju i struktury kosztów, zwrot VAT może sięgać nawet kilkunastu procent wartości poniesionych wydatków.
Justyna Krysiak (E100) zwraca uwagę, że skala oszczędności zależy od kraju i rodzaju wydatków, ale zwroty mogą sięgać nawet 27% poniesionych kosztów.
– Udostępniliśmy klientom prosty kalkulator zwrotów na naszej stronie – dodaje przedstawicielka E100. – Wystarczy podać dane, by oszacować możliwy zwrot VAT.
W VAT Polska potwierdzają, że w zależności od krajów, w których działają i intensywności ich działalności transgranicznej, europejskie firmy transportowe mogą zazwyczaj odzyskać do 27% swoich całkowitych wydatków na paliwo, opłaty drogowe, zakwaterowanie, posiłki, konserwację i inne. Konkretny przykład: na każde 1000 euro wydane na paliwo, firmy mogą odzyskać średnio 165 euro VAT - choć może się to różnić w zależności od obowiązujących stawek VAT w poszczególnych krajach.

Edenred Finance: zwrot nawet w ciągu dwóch dni

Edenred Finance ma ponad 11 lat doświadczenia i dogłębną wiedzę na temat środowiska podatkowego i procedur zwrotu w krajach UE. Firma odzyskuje VAT ze wszystkich krajów UE i wybranych krajów spoza UE: Norwegia, Szwajcaria, Liechtenstein, Wielka Brytania. Sprawami tymi zajmuje się zespół ekspertów liczący ponad 180 osób. Jako część Grupy Edenred firma oferuje rozwiązania finansowe dla międzynarodowych firm transportowych, zapewniając im szybkie, łatwe i bezpieczne zwroty.
Jako niezależny podmiot Edenred Finance ma może elastycznie współpracować z dowolnym dostawcą paliwa i kart, dając swoim klientom pełną swobodę wyboru.
Edenred Finance oferuje standardowy i szybki zwrot VAT.
Firma transportowa może uzyskać zwrot podatku w standardowy sposób – składając obowiązkowe faktury i czekając, aż pieniądze trafią na jej konto. Okres zwrotu VAT zależy od czasu dochodzenia urzędu w danym kraju, może wynosić od jednego do ośmiu miesięcy.
Jeśli te standardowe warunki nie spełniają potrzeb danej firmy, można wybrać usługę „Fast VAT” i otrzymać gotówkę znacznie szybciej. Po złożeniu faktur i wymaganych dokumentów pieniądze trafią na konto przewoźnika w ciągu dwóch dni roboczych.

– Jesteśmy jednym z wiodących dostawców usług zwrotu podatku dla firm transportowych w Europie – mówi Paweł Andrzejewski. – Mamy doświadczenie we współpracy z klientami z 28 krajów europejskich, zapewniając płynny proces i elastyczne rozwiązania, które spełniają potrzeby finansowe naszych klientów. Korzystając z usług Edenred Finance, możesz odzyskać podatek VAT i akcyzę szybko, bezpiecznie i bez dodatkowych problemów. Nasi klienci to firmy od największych europejskich przewoźników po małe przedsiębiorstwa rodzinne. Jesteśmy zobowiązani do dostarczania rozwiązań, które zaspokoją potrzeby finansowe małych firm i największych europejskich przewoźników w różnych cyklach gospodarczych. Kiedy klienci decydują się powierzyć odzyskanie podatku naszej firmie, wybierają warunki i rodzaj zwrotu w zależności od swoich potrzeb i oczekiwań.

DKV Mobility: You Drive, We Care

Jak informuje Jerzy Jezuit, DKV Mobility oferuje kompleksową usługę zwrotu podatku VAT i akcyzy dla firm transportowych, obejmującą aż 29 krajów Europy, w tym we wszystkich najważniejszych kierunkach transportu międzynarodowego, jak Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania, Austria, Czechy, Belgia czy Holandia.
Dzięki temu przewoźnicy mogą realnie zmniejszyć koszty operacyjne związane z międzynarodową działalnością. Tradycyjna procedura zwrotu VAT, realizowana przez DKV Mobility, może trwać nawet do ośmiu miesięcy, w zależności od kraju i tempa pracy lokalnych urzędów skarbowych. Alternatywnie, klienci mogą wybrać usługę Net Invoicing Program, która znacząco skraca ten czas – środki wypłacane są z wyprzedzeniem, jeszcze przed zakończeniem formalnej procedury (jako forma pre-finansowania). Wnioski o zwrot w trybie normalnym można składać w cyklu kwartalnym lub rocznym, co pozwala na regularne odzyskiwanie należnych środków.

– Kluczową przewagą DKV Mobility jest wspomniany Net Invoicing Program – zaznacza Jerzy Jezuit. – To rozwiązanie umożliwia odzyskanie środków bez konieczności czekania na zakończenie formalnej procedury w zagranicznym urzędzie skarbowym. Środki trafiają do klienta szybciej, co poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa. Dodatkowo, DKV Mobility oferuje uproszczony proces obsługi, pełną transparentność i dostęp do szczegółowych informacji nt. zwróconych kwot VAT w panelu klienta. W obecnych realiach rynkowych każda złotówka ma znaczenie. Dlatego coraz więcej firm korzysta z profesjonalnych usług odzyskiwania VAT i akcyzy, traktując je nie jako bonus, ale jako jeden z filarów strategii finansowej. Współpraca z DKV Mobility pozwala nie tylko odzyskać pieniądze, ale też uporządkować dokumentację i ograniczyć ryzyko błędów. You Drive, We Care – to nie tylko nasze hasło, to obietnica konkretnego działania dla klientów z sektora TSL.

E100 – odzyskują podatek z 30 krajów

E100 oferuje zwrot VAT z 30 krajów Europy.
– Nasi klienci mają do wyboru kilka trybów zwrotu: od standardowych, przez szybkie, aż po ekspresowe, w tym także fakturowanie netto dla dużych firm – wyjaśnia Justyna Krysiak. – Dodatkowo zapewniamy pełną obsługę dokumentacji i kontaktów z urzędami w lokalnych językach. Co ważne, nasz zespół monitoruje zmiany prawne w poszczególnych krajach, dzięki czemu klient może skupić się na prowadzeniu biznesu, a my zajmujemy się resztą.

VAT Polska - europejski zasięg

Od 2002 roku VAT Polska, oddział grupy Negometal (12 europejskich spółek zależnych), pomaga międzynarodowym przewoźnikom w zabezpieczeniu ich przepływów pieniężnych poprzez odzyskiwanie podatków (m.in. VAT).
Jak zapewniają przedstawiciele firmy, jej ofertę wyróżnia dogłębna ekspertyza.

– VAT Polska posiada duże doświadczenie w zarządzaniu zwrotami podatków w całej Europie – słyszymy w firmie. – Nasi eksperci znają specyfikę każdego kraju i udzielają klientom porad i pomocy w złożonych procedurach administracyjnych. Jesteśmy dumni z bardzo wysokich wskaźników sukcesu w zakresie zwrotów podatku VAT. Nasze dogłębne zrozumienie przepisów podatkowych pozwala nam optymalizować wnioski o zwrot i osiągać pozytywne wyniki dla naszych klientów. Pełne stawki zwrotu podatku VAT osiągnięte przez profesjonalnych agentów, takich jak my, wynoszą 71%. Jeśli porównamy ten odsetek z 45% zwracanymi bezpośrednio przez firmy składające wnioski, możemy zobaczyć, że nasza wiedza specjalistyczna stanowi prawdziwą wartość dodaną dla firm (dane Międzynarodowego Stowarzyszenia VAT).

Zaletą jest także spersonalizowana obsługa klienta: W VAT Polska zespół jest dostępny, aby odpowiedzieć na pytania i zapewnić wsparcie w trakcie całego procesu. Kolejnym atrybutem jest europejski zasięg: dzięki oddziałom w 12 krajach firma może obsługiwać zwroty podatku w całej Europie.
VAT Polska oferuje także odwołania bez dodatkowych kosztów: czasami organy podatkowe mogą odrzucić wniosek z różnych powodów (brak dokumentów, przekroczenie terminów itp.).
– Zobowiązujemy się do składania odwołań bez dodatkowych kosztów, w ramach naszej kompleksowej obsługi klienta – zapewniają w firmie VAT Polska.
VAT Polska odzyskuje VAT w 27 krajach Unii Europejskiej, a także w Norwegii, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii. Zwroty te mogą być wypłacane na zasadzie prefinansowania (szybkie płatności) lub po otrzymaniu zwrotu z administracji danego kraju (normalne płatności).

Nadi Kanaan, prezes VAT Polska Fot. VAT Polska

Na czym polega procedura?
Szybka płatność: wysyłasz oryginały faktur do VAT Polska. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji firma składa wniosek do odpowiednich urzędów skarbowych. W ciągu 15 dni VAT Polska przelewa podatek VAT z faktur na konto bankowe.
Normalna płatność: postępujesz zgodnie z tą samą procedurą, wysyłając oryginały faktur do VAT Polska. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji VAT Polska składa wniosek do europejskich organów podatkowych. Po rozpatrzeniu wniosku, urzędy skarbowe zwracają VAT Polska całkowity podatek VAT. W zależności od lokalnej administracji podatkowej, VAT Polska przelewa otrzymany podatek VAT na konto bankowe klienta.
Czas trwania zwrotu zależy od kraju i konkretnych procedur administracyjnych. Organy podatkowe muszą rozpatrzyć wniosek, co może się różnić w zależności od ich obciążenia pracą.

– W VAT Polska nie tylko odzyskujemy VAT: oferujemy naszym klientom kompleksowe, spersonalizowane i zgodne z przepisami wsparcie w każdym kraju europejskim – zapewnia Nadi Kanaan, prezes VAT Polska i CEO grupy Negometal (VAT Polska stanowi polską część grupy Negometal). – Dzięki naszej dogłębnej wiedzy podatkowej i narzędziom cyfrowym upraszczamy każdy etap procesu. (red)

Dzięki oddziałom w 12 krajach VAT Polska firma może obsługiwać zwrot podatku w całej Europie Fot. VAT Polska