Obecny kryzys COVID-19 pokazuje znaczenie rozwiązań cyfrowych w łańcuchu logistycznym. Komisja Europejska zaleca, aby państwa członkowskie UE porzuciły papierową ścieżkę i w pełni przyjęły cyfrową wymianę informacji w celu zmniejszenia ryzyka zakażeń.
Na jakim etapie są rozwiązania dotyczące elektronicznego listu przewozowego?

Komisja Transportu i Turystyki Parlamentu Europejskiego potwierdziła ostatnio umowę ministrów transportu UE w sprawie rozporządzenia dotyczącego informacji o elektronicznym transporcie towarowym (eFTI). Nowe zasady powinny być w pełni stosowane przez wszystkie kraje Unii Europejskiej najpóźniej do 2025 r. Nowe przepisy zobowiążą władze państw członkowskich UE do zaakceptowania elektronicznego dowodu zgodności z szeregiem przepisów UE dotyczących transportu drogowego towarów. Określa zharmonizowane ramy przejścia od dokumentów papierowych do informacji elektronicznych, a także ustanawia zasady interoperacyjności dla dostawców usług platformy elektronicznej. Przepisy te będą miały największy wpływ na komunikację między przedsiębiorstwami a administracją, a także pośrednio na komunikację między przedsiębiorstwami, w której pewne dane są wykorzystywane do wykazania zgodności z prawodawstwem UE. Dotyczy to na przykład danych z listów przewozowych e-CMR wykorzystanych do udowodnienia zgodności z przepisami UE dotyczącymi kabotażu. Według przedstawicieli Międzynarodowej Unii Transportu Drogowego (IRU) rozwiązania cyfrowe pomogą obniżyć koszty i czas, ale także odegrają istotną rolę w zapewnieniu dystansu społecznego, ponieważ można znacznie ograniczyć obsługę dokumentów papierowych. Nowe zasady są również związane z przystąpieniem Szwecji do protokołu eCMR jako najnowszego kandydata i będą wspierać szersze stosowanie eCMR w całej Europie. 10 krajów UE wciąż jednak musi ratyfikować protokół elektroniczny konwencji CMR. Do zalet nowych przepisów należą m.in. zmniejszone obciążenie administracyjne, szybsza i dokładniejsza wymiana informacji między różnymi stronami w łańcuchu logistycznym oraz między firmami i organami administracji, niższe koszty i większa przejrzystość, większa harmonizacja między państwami członkowskimi UE.

Tymczasem operatorzy logistyczni wdrażają najnowsze technologie. Aby sprostać różnym działaniom podczas obecnego kryzysu COVID-19, holenderska firma TransFollow (niezależna platforma e-CMR, która współpracuje z systemami sektora transportu i logistyki) pracuje nad różnymi rozwiązaniami wspierającymi użytkowników – informuje Routiers.com. – Aby jak najlepiej chronić kierowców podczas odbioru i dostawy, TransFollow opracował nową metodę bezdotykowego podpisywania za pomocą kodu. Dzięki tej nowej metodzie kierowca, nadawca i odbiorca mogą kontrolować i podpisywać cyfrowy list przewozowy bez kontaktu fizycznego. Nie ma również potrzeby przekazywania kontrahentowi smartfona lub innego urządzenia od kierowcy. Cyfrowy list przewozowy TransFollow umożliwia firmom transportowym natychmiastowe zarządzanie i przetwarzanie zawartych w nim informacji. Co więcej, obecnie, gdy wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki w domu, korzystanie z papierowych listów przewozowych okazuje się być trudnym procesem. Forma cyfrowa umożliwia przewoźnikowi, nadawcy i odbiorcy natychmiastowe udostępnienie wszystkich informacji. Zastosowanie TransFollow e-CMR zapewnia również ciągłe fakturowanie i procesy płatności, ponieważ można to zrobić z dowolnego miejsca bez fizycznej wymiany jakiegokolwiek dokumentu papierowego. Jak działa podpisywanie bezdotykowe? Po odebraniu i dostarczeniu towaru, proces podpisywania rozpoczyna się klikając „podpisuj dokument” i wybierając metodę podpisywania: „Podpisz z zachowaniem 2-metrowej odległości od kontrahenta”. Na następnym ekranie można podać adres e-mail i nazwę kontrahenta. Adres e-mail i nazwa kontrahenta zostaną automatycznie wypełnione informacjami zawartymi w liście przewozowym, ale można to zmienić. Wiadomość zostanie wysłana na adres e-mail. Zawiera ona łącze URL do wersji PDF listu przewozowego. Kontrahent może sprawdzić szczegóły i informacje. List przewozowy będzie również zawierał unikalny 4-cyfrowy kod. Kontrahent musi przekazać kierowcy ten 4-cyfrowy kod ustnie. Kierowca potwierdza 4-cyfrowy kod w następnym kroku. Po zatwierdzeniu kierowca zostanie poproszony o podpis na monitorze. Na tym proces podpisywania kończy się. Aktualizacja e-CMR TransFollow integruje połączenie z platformą za pomocą prostego kodu dostępu. To znaczy, że możemy teraz podpisać e-CMR bez kontaktu. Dlatego nie ma już potrzeby tworzenia konta użytkownika, aby kierowca miał dostęp do listów przewozowych w formacie elektronicznym. Wystawca dokumentu przewozowego może wygenerować unikalny kod dostępu (na przykład numer zamówienia lub wysyłki), który można przekazać przewoźnikowi lub kierowcy za pomocą wiadomości SMS, e-mail lub za pośrednictwem IT na pokładzie lub ustnie. Możliwe jest połączenie kilku listów przewozowych z jednym kodem dostępu, aby umożliwić kierowcy użycie jednego podpisu do podpisania całości. W aplikacji TransFollow na początku trasy musi jedynie wybrać „połączenie z kodem dostępu”. Automatycznie wszystkie listy przewozowe powiązane z tym kodem są wyświetlane i są gotowe do natychmiastowego podpisania. Firma TransFollow pracuje obecnie nad międzynarodowym wdrożeniem swojego unikatowego rozwiązania e-CMR.

Firma Trimble zwraca uwagę, że stosowanie cyfrowych listów przewozowych staje się coraz bardziej popularne w Europie. Kierowcy nie muszą już brać ze sobą papierowych listów przewozowych na międzynarodowe trasy. Cyfrowy dokument CMR wystarcza jako prawnie obowiązujący dokument w większości krajów europejskich. Jest on automatycznie dostępny w rozwiązaniu telematycznym Trimble. Firma wdrożyła cyfrowy list przewozowy w zadaniach i ścieżkach zapytań w komputerze pokładowym. Powoduje to znaczne ułatwienia dla kierowcy i administracji. Wśród zalet przedstawiciele firmy wymieniają unikanie „papierologii”: znikają problemy z zagubionymi, napisanymi ręcznie lub zupełnie nieczytelnymi papierowymi listami przewozowymi. Ponadto - dowód dostawy dostępny w czasie rzeczywistym: szybkie i bezbłędne potwierdzenia dostawy zapewniają możliwość wydajniejszej pracy — podając dokładne godziny dostaw i umożliwiając cyfrowe współdzielenie listu CMR wszystkim zainteresowanym stronom. Stosowanie cyfrowego listu przewozowego oznacza również znaczące oszczędności finansowe w dziale administracji i jest korzystne dla środowiska. List przewozowy jest podpisany cyfrowo i wyświetlany w czasie rzeczywistym w biurze obsługującym transakcje. Dzięki temu zlecenie można niezwłocznie zafakturować. Klienci mają wgląd w stan realizacji dostawy i ich punktualności oraz otrzymują zawsze właściwe faktury. Każdy ładunek jest poprawnie obsłużony i trwa to kilka sekund. Wymiana danych, podpisanie odbioru lub dostawy i śledzenie stanu dostawy — w przypadku systemu z wykorzystaniem e-CMR wszystko to zachodzi cyfrowo, na komputerze pokładowym. Jak to działa? Firma transportowa tworzy list przewozowy w platformie e-CMR. Elektroniczny dokument e-CMR z unikalnym kodem identyfikacyjnym zostaje wysłany do systemu TMS razem z zadaniem do komputera pokładowego Trimble. Kierowca otrzymuje zadanie z odpowiednim dokumentem e-CMR i może wykonać wszystkie wymagane czynności za pomocą znanej sobie ścieżki zapytań: podpis cyfrowy, aktualizacje stanu, korekty i ewentualnie dodanie zdjęcia. Ukończony list przewozowy e-CMR jest dostępny na platformie e-CMR dla wszystkich zaangażowanych stron w łańcuchu dostaw. Rozwiązanie nie jest oddzielną aplikacją — jest w pełni zintegrowane z mobilnym komputerem pokładowym — tabletem FleetXPS. Zatem kierowca nie musi wykonywać tej samej operacji dwukrotnie tj. w komputerze pokładowym i w aplikacji e-CMR. Wystarczy, że wykona znaną sobie procedurę obsługi. Rozwiązanie e-CMR stanowi automatycznie element tego zadania, w biurze przewoźnika personel ma dostęp do wszystkich dokumentów i informacji, które może przekazać klientom.

Konwencja CMR, która zaczęła funkcjonować w latach 50. i 60. XX wieku, nie uwzględniała możliwości zawierania umów przy użyciu drogi elektronicznej. Z biegiem czasu pisemny charakter listu przewozowego zaczął stanowić zbędne utrudnienie i skomplikowanie procesu zawierania umów w międzynarodowym transporcie drogowym. Mając to na uwadze państwa - strony Konwencji CMR podjęły odpowiednie działania mające na celu umożliwienie zawierania umów drogą elektroniczną, bez konieczności używania papierowego listu przewozowego. W efekcie wspólnych prac nad aktualizacją Konwencji CMR w czerwcu 2011 r. wszedł w życie Protokół dodatkowy do Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) w sprawie elektronicznego listu przewozowego. Protokół dodatkowy umożliwił zarówno wystawianie elektronicznych listów przewozowych jak i komunikowanie się przez strony umowy (w przypadku woli dokonania jej zmiany bądź też zgłaszania roszczeń) przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej. Nowa regulacja może znacząco wpłynąć na zasady wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. Obecnie można mówić o jej coraz większym upowszechnieniu się, poprzez przystępowanie do protokołu kolejnych państw. Protokół przyjęły już 22 państwa w tym Polska (która formalnie dołączyła do tego grona 11 września 2019 roku). Jak zaznaczają przedstawiciele Polskiego Instytutu Transportu Drogowego przystąpienie przez Polskę do omawianego protokołu nie oznacza automatycznie możliwości zastosowania w naszym kraju elektronicznego listu przewozowego. Przystąpienie do Protokołu stanowi dopiero pierwszy niezbędny krok w kierunku uczestniczenia w elektronicznym systemie obiegu listu przewozowego CMR w przyszłości. Zgodnie z kluczowym w tej sprawie art. 5 Protokołu dodatkowego, podmioty zainteresowane wykonywaniem umowy przewozu z wykorzystaniem listu e-CMR uzgadniają procedury i ich realizację, w celu zapewnienia zgodności z wymogami protokołu oraz Konwencji. Zadaniem państw, które przystąpiły do Protokołu dodatkowego jest wspólne wdrożenie w ramach realizacji Konwencji systemu funkcjonowania listu e-CMR oraz ustalenie zakresu niezbędnych procedur oraz obowiązków poszczególnych podmiotów. Korzyści ze stosowania e-CMR jest wiele. Strony umowy będą miały dostęp do informacji dotyczących przebiegu całego procesu, takich jak miejsce i czas załadunku, oraz gdzie się znajduje ładunek i jaką ciężarówką jest transportowany. Dostęp do danych real-time to także powiadomienia dotyczące wszelkich zdarzeń, a w szczególności tych dotyczących dostarczenia i ewentualnych uwag u odbiorcy. Zwiększa to bezpieczeństwo całego łańcucha dostaw. Elektroniczny CMR pozwoli również przewoźnikom na wygodną archiwizację informacji logistycznych. Ponadto działania powiązane, np. fakturowanie, potwierdzenie dostawy (Proof of Pick-up & Delivery) czy też wszczęcie procedur reklamacyjnych, będą przebiegały szybciej i przy niższych kosztach. Możliwość rozszerzenia funkcjonalności e-CMR o dokumentację fotograficzną może to znacznie ułatwić. Co ważne, przewoźnicy dzięki e-CMR mogą natychmiast po zrealizowaniu transportu wystawić rachunek za świadczoną usługę, a to skróci oczekiwanie na płatności, które w branży transportowej i tak mają bardzo długie terminy. eCMR to także szereg korzyści dla organów administracji publicznej takich jak organy podatkowe, ułatwienia i zwiększenie efektywności działania służb kontrolnych ITD.

Według Trans.info pierwszym aspektem, na który należy zwrócić uwagę w kwestii możliwości stosowania elektronicznych dokumentów, jest brak jednoznacznie określonej formy dokumentu w Ustawie o transporcie drogowym, który należy przedstawić podczas kontroli (jak podaje art. 72 Ustawy o transporcie drogowym należy przedstawić dokument lub inny nośnik informacji). Natomiast o możliwości i wiarygodności stosowania elektronicznych wersji dokumentów możemy przeczytać w Kodeksie Cywilnym Art. 77 (3). Należy natomiast zaznaczyć, aby przewóz z udziałem elektronicznego dokumentu CMR odbył się zgodnie z prawem, dokument ten musi spełniać odpowiednie wymogi, które zostały zawarte w protokole uzupełniającym do Konwencji CMR. Wynika z tego, że polskie służby kontrolne mają obowiązek zaakceptować dokument w formie elektronicznej, o ile:
1. Elektroniczny list przewozowy został uwierzytelniony za pomocą wiarygodnego podpisu elektronicznego, który umożliwi w jednoznaczny sposób rozpoznanie osoby podpisującej.
2. Elektroniczny list przewozowy zawiera te same dane co list przewozowy, o którym mowa w Konwencji CMR.
3. Zapewniona jest integralność danych zawartych w elektronicznym liście przewozowym.
4. Dane zawarte w elektronicznym liście przewozowym mogą zostać uzupełnione lub zmienione w przypadkach dozwolonych przez Konwencję CMR, a jakiekolwiek uzupełnienie lub zmiana powinna być możliwa do wykrycia.
Kwestią kluczową, aby przewóz z udziałem elektronicznego listu przewozowego odbył się zgodnie z protokołem uzupełniającym do Konwencji CMR, jest by zainteresowane podmioty przed wykonaniem przewozu ustaliły procedury i ich realizację zgodnie z przepisami oraz Konwencją, w szczególności w zakresie:
a) metody wystawiania i dostarczania elektronicznego listu przewozowego do uprawnionej strony;
b) zapewnienia, że elektroniczny list przewozowy zachowa swoją integralność;
c) sposobu, w który strona posiadająca prawa wynikające z elektronicznego listu przewozowego jest w stanie zademonstrować te uprawnienia;
d) sposobu potwierdzania dokonania dostawy do odbiorcy;
e) procedur uzupełniania lub zmiany elektronicznego listu przewozowego; oraz
f) procedur potencjalnej wymiany elektronicznego listu przewozowego na list przewozowy wystawiony w inny sposób.
Myśląc o digitalizacji w branży TSL nie możemy również pominąć aspektu pozostałych dokumentów dotyczących przewożonego ładunku. Przekształcenie tylko jednego rodzaju dokumentu na wersję elektroniczną nie rozwiąże w pełni problemu zużycia papieru i skomplikowanego procesu przesyłania informacji. Należałoby przekształcić wszystkie dokumenty, które towarzyszą danej trasie i podczas kontroli przedstawiać je w formie elektronicznej. Czy mamy możliwość stosowania elektronicznych dokumentów przewozowych w Polsce? – Wiele zależy od interpretacji państwowych instytucji, z którym aktualnie prowadzimy aktywne rozmowy dotyczące wykorzystania platformy GreenTransit i akceptacji elektronicznych dokumentów – twierdzą przedstawiciele Trans.info. – Polskie przepisy nie zabraniają korzystania z takiej formy dokumentów, a protokół uzupełniający do Konwencji CMR jednoznacznie stwierdza możliwość korzystania z elektronicznych listów przewozowych. W Polsce do tej pory nie było platformy do obsługi elektronicznych dokumentów CMR, która spełniałaby warunki stawiane w protokole uzupełniającym do Konwencji CMR, jednak po dokładnym przeanalizowaniu przepisów, a także co ważniejsze, relacji między poszczególnymi ogniwami w łańcuchu dostaw i wokół niego, została stworzona platforma GreenTransit. Odzwierciedla ona procesy związane z wypełnianiem, podpisywaniem oraz przesyłaniem dokumentów i nie odbiega od obecnie obowiązujących norm i zwyczajów. Pozwoli to na zachowanie wiarygodności dokumentu, a także usprawni obecny proces związany z obsługą dokumentów.

Polskie firmy zdominowały drogowy transport międzynarodowy w Europie. Każdego roku w naszym kraju powstają kolejne centra logistyczne i nowe powierzchnie magazynowe. Istniejąca infrastruktura (choć wciąż wymagająca rozbudowy) już dziś powoduje, że jesteśmy krajem z największym potencjałem by być tranzytową bramą między Azją a Unią Europejską. Aby pozytywnie wpływać na dalsze wzrosty, ważne są dalsze inwestycje w infrastrukturę, ale co równie ważne cyfryzację. Istnieje ogromna przestrzeń dla innowacji w logistyce. Cyfryzacja i technologie tworzą bardziej efektywny łańcuch wartości we wszystkich sektorach gospodarki. Przejście z dokumentów papierowych na elektroniczne umożliwiłoby tańsze, szybsze i jeszcze bardziej transparentne procesy w transporcie krajowym i międzynarodowym. Według szacunków Komisji Europejskiej transport drogowy towarów w Europie wzrósł o 25% w ciągu ostatnich 20 lat. Planuje się, że w latach 2015-2050. wzrost wyniesie kolejne 50 procent. Jednak przy tak szybko rosnącym wolumenie sektora wydaje się, że innowacje nie zawsze nadążają. Często ze względu na opieszałość administracji publicznej w poszczególnych krajach. Wciąż 99% operacji transportu międzynarodowego w UE odbywa się przy wykorzystaniu papierowych druków, których wzór powstał niemal ponad pół wieku temu! To listy przewozowe są jednym z najważniejszych dokumentów w międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy. Prawdą jest, że Protokół dodatkowy w sprawie eCMR, istnieje od ponad 10 lat, ale proces wdrażania wymaga sporego zaangażowania rządów poszczególnych krajów. Polska właśnie przystąpiła do tego protokołu, ale to dopiero pierwszy krok. Istnieje jeszcze potrzeba przyjęcia szeregu przepisów wykonawczych do stworzenia niezbędnych technicznych i prawnych warunków dla organów publicznych odpowiedzialnych za egzekwowanie i kontrolę w celu umożliwienia akceptacji i oceny danych zawartych w listach elektronicznych. W chwili obecnej niektóre z większych firm handlowych i spedycyjnych mają elektroniczne systemy zamówień i zarządzania fakturami. Powstają platformy logistyczne, które udostępniają takie rozwiązania również dla mniejszych firm. Jednak możliwość wydawania dokumentów elektronicznych jest ograniczona, bo nawet w takim przypadku przewoźnik musi nadal posiadać papierowy list przewozowy – nie ma przepisów krajowych zezwalających na stosowanie elektronicznej wersji CMR, a organy kontrolne nie mają dostępu do systemów elektronicznych firm prywatnych.