Na przełomie roku warto zwrócić uwagę na optymalizację obciążeń finansowych w firmie transportowej

Fot. ZM

Przełom roku to zawsze czas podsumowań oraz planów na kolejny okres. W firmie transportowej jest to czas weryfikacji dokumentów z podróży służbowych (uzupełnianie zaległych rozliczeń), weryfikacja ryczałtów za nadgodziny i pracę w nocy oraz dyżury. Wszyscy chcemy wejść w nowy rok bez zaległości – czy to się uda? Przeczytaj o trzech najważniejszych zmianach dotyczących 2021 r.
Analiza i poprawa procesów, jakie zachodzą wewnątrz firmy, to najlepszy krok do rozwoju. Skoro nowy rok zakorzenił się w naszej mentalności jako moment zmian, wykorzystajmy ten czas w pełni – zwróćmy zatem uwagę na optymalizację obciążeń finansowych.

Jak co roku, polskie przepisy wymagają dostosowania składników płacowych do wymogu osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2021 roku będzie to kwota 2800 zł brutto dla pracownika na etacie. Przy tej okazji można zaprojektować w swojej firmie odpowiednią strukturę wynagrodzenia, która obniży koszty związane z nadgodzinami, dyżurami i dopłatami do płac minimalnych w Europie.
W związku z podwyższeniem kwoty miesięcznego wynagrodzenia, można to 200 zł przeznaczyć na rozpoczęcie budowania bardziej zaawansowanej struktury w umowie o pracę.
– To wymagane 200 zł brutto, można uzyskać poprzez wprowadzenie składnika, który będzie jednocześnie do wykorzystania w rozliczeniu płac minimalnych UE. Warto jednak zaznaczyć, że istnieją różne formy stosowania tej metody, które mają różne konsekwencje. Zastosowanie np. stałej premii może powodować podwyższenie stawki za nadgodziny. Dlatego o wiele bezpieczniejszym jest zastosowanie specjalnego, dedykowanego składnika „Wyrównanie płacy minimalnej UE”. Składnik taki wyrównuje polską płacę minimalną, a jednocześnie jest dedykowany dokładnie na wybrane należności płacy zagranicznej – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. – Rozliczamy go proporcjonalnie do wysokości dopłat, a nie do liczby godzin przepracowanych w Niemczech czy Francji, gdyż liczba godzin wcale nie determinuje bezpośrednio wysokości wypłaty.

Podsumowanie całego roku daje bardzo dobry materiał do analiz finansowych. W praktyce takie zaawansowane analizy finansowe wykorzystują największe firmy, które są świadome tego, że nawet kilka procent oszczędności w dużej skali daje wymierne efekty. Dla mniejszych firm odpowiednie przekierowanie pieniędzy zaoszczędzonych na obciążeniach ZUS-owskich na poczet wyższych diet i noclegów oraz dodatkowych uzasadnionych składników kosztowych, które ponosi kierowa w podróży, pozwala zoptymalizować całościowy koszt zatrudnienia bez uszczerbku na wysokości świadczeń dla kierowcy. Mało tego – to rozwiązanie tworzy również przestrzeń dla podwyżki. Zgodnie art. 77(5) KP można dowolnie kształtować wysokość diet zagranicznych oraz innych składników będących zwrotem kosztów, które nie są oskładkowane, a lądują bezpośrednio w kieszeni kierowcy.

Specyfika pracy kierowcy oznacza, że, oprócz standardowego czasu realizowania czynności zawodowych, są obowiązkowe płatne przerwy, których liczba i czas trwania w ciągu dnia są zmienne, do tego oczywiste sytuacje pracy w soboty czy niedziele. Taki model pracy kierowcy wymaga branżowej regulacji – Ustawy o czasie pracy kierowców.
– Są w niej regulacje o dodatkowej porze nocnej ograniczającej możliwość zaplanowania pracy na czas dłuższy niż 10 godzin, co może powodować powstanie nadgodzin. Warto zatem świadomie ową porę nocną ustalić. Nienazwane okresy oczekiwania oraz brak regulacji w tym zakresie powoduje, że każdy taki okres będzie potraktowany jako czas pracy, a to znacząco zwiększa liczbę nadgodzin – kontynuuje ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.
Szczegółowo opisane procedury i zasady w regulaminie pracy, wprowadzające dopasowany rodzaj dyscypliny pracy (np. zasady rozpoczynania i kończenia pracy, rejestrowania zdarzeń w tachografie, zasady identyfikacji przerw i nieusprawiedliwionych postojów, rekompensowania nadgodzin na wniosek lub bez, świadomego planowania tras uwzględniających pracę w dni wolne), może zmniejszyć nieuzasadnione koszty podlegające oskładkowaniu nawet o kilkaset złotych. W skali nawet małej firmy, są to wyraźne oszczędności, a jednocześnie nie wpływa to na wysokość zarobków samych kierowców.
Aby wprowadzone zmiany zaczęły obowiązywać od nowego roku powinny zostać ogłoszone do wiadomości minimum 14 dni wcześniej. Warto zatem już teraz zastanowić się jakie elementy skorygować, aby postanowienia z zeszłego roku nabrały wreszcie kształtu i zostały chociaż częściowo wdrożone w życie. Kolejne zmiany można zaplanować np. na przełom kwartału marzec/kwiecień 2021.

Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP

Fot. Kancelaria ITD-PIP